【Azure Rights Management】(4)メールにポリシーの設定(権限設定)をする方法


GDJ / Pixabay

これまで、Microsoft Office ファイル と PDFファイルに対して、Azure Rights Management のポリシー設定(権限設定)をご案内してきました。

ファイルだけでなく、メールに対しても、同じように、セキュリティの設定ができるんです。

使ってみないとイメージがつきにくいと思いますが、画面ショットをご覧になって、利用の仕方を掴んでみてくださいね。

ではいきましょう!

メールで設定するでの前提条件

メールに対して、ポリシーの設定(権限設定)をするには、前提条件があります。

メールソフトは、Microsoft Outlook でなければなりません。

あと、メールサーバは、以下の2種類のいずれか、あるいは、両方を使っている必要があります。

  • Exchange Online(クラウドサービス)
  • Exchange Server(オンプレミス)

※Exchange Server(オンプレミス)だけの場合は、構成の仕方が結構ややこしそうです。

Microsoft Outlook でポリシーの設定(権限設定)

Azure Rights Management がすでに構成されている前提で、進めていきます。

まず、Microsoft Outlook を起動しましょう。

ポリシー設定(テンプレート)の取得(1)

Azure-RM19

↑ 起動したら、新規で、メールを作成する画面を開きます。

そのあと、[オプション]タブをクリックすると、「アクセス許可」のメニューがあります。

これが、Azure Rights Management の機能です。

Azure-RM20

↑ 「アクセス許可」のプルダウンを開くと、「Rights Management サーバーに接続してテンプレートを取得」というメニューを選択します。

これで、ポリシーの設定ができるようになります。

ポリシー設定(テンプレート)の取得(2)

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↑ メールの作成画面の[ファイル] タブからも操作できます。[ファイル]タブをクリックします。

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↑ [アクセス権の設定] ボタンをクリックします。

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↑ 初回は、テンプレートをサーバーから取得します。

ポリシーの設定(権限設定)の仕方

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↑ 取得できた状態のメニュー。ここから、ポリシーの設定ができますが、通常は、下記の画面から、操作するほうが早いです。

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↑ メールの作成画面の[オプション]タブ  –  「アクセス許可」から設定できます。

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↑ 設定されると、メールの画面に、このようなメッセージが表示されて、このメールの場合は、転送不可であることが、はっきり分かります。

このポリシーの場合は、転送できないだけでなく、印刷と、内容のコピーもできません。

ポリシーを設定した本人は、設定を解除したり、変更したりすることができます。

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↑ 次のポリシーは、「社外秘」の設定で、内容変更は可能で、メールの複製や、印刷は許可されていない設定です。

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↑ このポリシーは、「社外秘(閲覧のみ)」の設定で、前のポリシーより強く、内容変更もできません。

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↑ これまでのポリシーは、Azure Rights Management が持つ標準のポリシーでしたが、このポリシーは、30日間限定でしかアクセスできないポリシーで、それ以降は、アクセスが許可されません。

Microsoft Outlook 以外でメールを受信するとどうなる?

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↑ こうしたポリシーが設定された、一覧のメールを、Microsoft Outlook 以外のメールで受信するとどうなるでしょう?

画面は、Gmail で受信した状態です。

「Azure RM:転送不可ポリシー」と表示されています。

Azure-RM31

↑ メッセージを開いてみます。すると、なになら、小難しそうな文言が出てきて、どうすれば、このメッセージを開けるのかが分かります。

まとめ

いかがでしたでしょうか。

Microsoft Office ファイル、PDFファイル、そして、Microsoft Outlookによるメールに対する、Azure Rights Management のセキュリティの設定をご紹介しました。

操作は簡単ですよね。

次回以降は、Azure Rights Management の設定をした、ファイル等に対する追跡機能や、いよいよ、管理者が最初に行う、構成の仕方などをご紹介していきます。

連載目次:【Azure Rights Management】Microsoft Office や PDFファイル、メールなどに対するクラウド・セキュリティ・ソリューション

  1. 【Azure Rights Management】(1)Microsoft Office や PDF ファイルに対するセキュリティ対策
  2. 【Azure Rights Management】(2)Microsoft Office ファイルにポリシーの設定(権限設定)する方法
  3. 【Azure Rights Management】(3)PDFファイルにポリシーの設定(権限設定)をする方法
  4. 【Azure Rights Management】(4)メールにポリシーの設定(権限設定)をする方法
  5. 【Azure Rights Management】(5)ファイルの使用状況を確認、追跡(トラッキング)する方法
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ソニーの情報システム子会社で、5万人以上のユーザー向けの社内ヘルプデスクや、認証サーバ・メールサーバの運用を経験。その後、日本マイクロソフトや、レノボ・ジャパンで、大手法人営業のプリセールスSE を担い、ソフトウェアからハードウェアまで幅広い知識と経験を持つ。現在はIT企業、株式会社ワークスピーディーの代表取締役。 詳しくはこちら → プロフィール
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