Google フォーム(2)自動返信する・お問い合わせを通知する方法


ChristianHoppe / Pixabay

前回、Google フォームの使い方を簡単に紹介しましたが、正式に、アンケートフォームや、お問い合わせフォームとして、使うとなると、こんなことがしたくなってくると思います。

  • 特定のメールアドレス宛てに、問い合わせ(回答)があったことを知らせる
  • 送信直後に、自動返信メールを連絡先のメールアドレス宛てに送る
Google フォーム(1)使い方(簡易版)
Googleフォームを使うと、簡単にアンケートフォームや入力フォームを作成することができる。その使い方を簡単に紹介します。

Google フォームの設定だけで、「できること」と「できないこと」があります。

標準の設定でできないことは、「Google Apps Script(GAS)」というスクリプトを設定(挿入)する必要があります。

「うわっ、いっきに難しそう」って、思いますか(_)

でも、同じニーズを持った人たちがたくさんいて、サンプルのスクリプトが、Googleで検索すると、いろいろ検索できますし、こちらでガイドしますので、安心してくださいね。

では、そのやり方を説明します。

今回の記事は、以下の記事を大いに参考にしてるので、よかったら同じように参考にしてくださいね。

ブログやHPに問い合わせフォームを作る方法はいくつかあります。 無料で作る方法としておすすめなのは、Googl…

作成したGoogle フォーム の設定

まずは、Google フォームにアクセスしましょう。

自分でアンケートを作成するだけでなく、他のユーザーとも同時に共同で作成できます。また、デザイン性の高いさまざまな既製テーマから選択したり、独自のテーマを作成したりすることも可能です。しかも、Google フォーム内で結果を分析できる、Google の無料サービスです。

GoogleForm-set00

↑ まずは、フォームの作成画面を開いてフォームを作っていきます。

GoogleForm-set01

↑ タイトルを変えます。

GoogleForm-set02

↑ 会社のロゴなどを追加したければ、画像を追加

GoogleForm-set03

↑ 画像をドラッグか、アップロード

GoogleForm-set04

↑ 該当の画像を選んでアップロード

GoogleForm-set05

↑ フォームに画像が追加されました。

GoogleForm-set06

↑ 項目をどんどん追加しましょう。

GoogleForm-set07

GoogleForm-set08

↑ お名前・項目を追加。「記述式」に変更

GoogleForm-set09

↑ ご連絡先メールアドレスを追加。「記述式」に変更

お問い合わせ内容の項目も忘れずに追加しましょう。これは、「段落」に変更

GoogleForm-set10

↑ 右上のカラーパレットで、フォーム全体の色を変更できます。

GoogleForm-set11

↑ プレビューアイコンを選ぶと・・・

GoogleForm-set12

↑ お問い合わせフォームのプレビューが確認できました!

GoogleForm-set13

↑ 次に、設定のアイコンをクリックしましょう。

GoogleForm-set14

↑ フォームの内容が送信されたあと、「回答を記録しました」では、味気ないので、「お問い合わせありがとうございます!」などと、お好みのメッセージに変更します。

あとは、「別の回答を送信」という設定も不要なので、チェックを外します。

GoogleForm-set15

↑ 変更が終わったら保存します。

回答をスプレッドシートに作成

次に回答内容を保存するためのスプレッドシートを作成します。

Googleフォーム・スプレッドシート1

↑ 回答タブを選んで、スプレッドシートに作成

Googleフォーム・スプレッドシート2

↑ お問い合わせフォームにタイトルを付けて、作成

Googleフォーム・スプレッドシート3

↑ スプレッドシートができました!

スプレッドシートは、Excelみたいなものですよ。

特定のメールアドレスに通知する方法

今回のテーマの1つ、お問い合わせ内容が送信されたのを、特定のメールアドレスに通知する方法をご案内しますね。

Googleフォーム・通知設定1

先ほどのスプレッドシート上で、「ツール」から、「通知ルール」を選択

Googleフォーム・通知設定2

↑ 「ユーザーがフォームを送信したとき」と「メール – その都度」を選択して保存

Googleフォーム・通知設定3

↑ はい、完了!

これで、お問い合わせフォームから送信されたのを都度確認できる、通知の設定ができました!

メールアドレスは、Googleアカウントに紐付いたメールアドレスが自動設定されますよ。

「Google Apps Script(GAS)」で自動返信の設定をする

ここで利用するスクリプトは、まえがきの方で、貼り付けた「EX-IT」のブログ記事のものを引用しますが、その記事の中で、スクリプトの編集方法まで、説明されていなかったので、補足しますね。

サンプルのスクリプト

Googleフォーム・GAS・サンプル

引用元: 新Googleフォームで問い合わせフォームを作る方法&自動返信メール設定 | EX-IT

3つぐらいポイントがあるので、分かりやすいように説明してみました。

一箇所、名前を変えただけですが、以下が、編集したスクリプトですね。

では、これを使って、フォームに設定していきます。

スプレッドシートで、スクリプトを設定

自動返信スクリプト00

↑ スプレッドシートを開いて、「ツール」から「スクリプトエディタ」を選択

自動返信スクリプト01

↑ 既存のスクリプトがちょこっと、書かれていますが、上書きして貼り付けますよ。

自動返信スクリプト02

↑ 上書きして、貼り付けました。

自動返信スクリプト03

↑ 「リソース」から「現在のプロジェクトのトリガー」を選択

自動返信スクリプト04

↑ プロジェクト名「自動返信」などと分かりやすくて、Ok

自動返信スクリプト05

↑ メッセージが出てきますが、ビビらずに、「トリガーが設定されていません。~」のリンクをクリック

自動返信スクリプト06

↑ 「スプレッドシートから」と「フォーム送信時」を選んで、保存します。

自動返信スクリプト07

↑ 「許可を確認」ボタンをクリック

自動返信スクリプト08

↑ 「許可」ボタンをクリックして、すべての設定完了です!

Google フォームの動作検証

フォームのプレビューから、お問い合わせ内容の通知設定と、自動返信の設定を検証してみましょう。

Googleフォーム・検証1

↑ お問い合わせ内容を記入して、送信!

Googleフォーム・検証2

↑ 「お問い合わせありがとうございます!」のメッセージもちゃんと入ってますね。

Googleフォーム・検証4

↑ お問い合わせ内容の通知メールは、こんな感じです。

Googleフォーム・検証3

↑ お問い合わせした方の「ご連絡先メールアドレス」宛に、こんなメールが届きます!

お問い合わせ内容もちゃんと入ってます。

まとめ

これで、まともなお問い合わせフォームに、仕上がりましたよね。

画面ショットをいっぱい貼り付けて、なるべくパッと見で分かるような記事にしてみましたが、いかがでしたか!?

手順がいろいろあって、なかなか大変だったかもしれませんが、ツールの操作や、設定は、落ち着いてやれば、必ずうまくいきます。

慌ててやると、失敗しますから、確実に!

それではまた!

連載目次:Google フォームを使う方法いろいろ

  1. Google フォーム(1)使い方(簡易版)
  2. Google フォーム(2)自動返信する・お問い合わせを通知する方法
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ソニーの情報システム子会社で、5万人以上のユーザー向けの社内ヘルプデスクや、認証サーバ・メールサーバの運用を経験。その後、日本マイクロソフトや、レノボ・ジャパンで、大手法人営業のプリセールスSE を担い、ソフトウェアからハードウェアまで幅広い知識と経験を持つ。現在はIT企業、株式会社ワークスピーディーの代表取締役。 詳しくはこちら → プロフィール
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