【Microsoft Excel】意識していますか?隠れた個人情報


Microsoft Excel で作成した資料を共有したり、納品するため、外部に提示することがありますが、その際に注意しておきたいことがあります。

ファイルを保存すると自動的に保存される、隠れた個人情報があるのです!!

その個人情報が漏れたら、セキュリティ対策上、問題かもしれません。

この記事では、そうした点について、簡単に解説しています。

Excel の個人情報

Excel は、Office をインストールした時のユーザー名や会社名が、ファイル作成時や更新時に設定されるようになっています。

・ユーザー、会社名
(ファイルオープン時) [ファイル]-[情報]
(※バージョンによって確認箇所が異なります。今回、2016版を例にしています。)
(ファイルクローズ時)
 ファイル上で右クリック→[プロパティ]-[詳細タブ]

実は、Excelには上記の個人情報の他、意識していない箇所にいろいろな情報が記録されています。

特に、以下の機能には、外部リンクが残っていることが多いです。
  • ハイパーリンク
  • 名前定義
  • 入力規則
  • 条件付き書式
過去、別プロジェクトから流用してきた資料で、名前定義の中に他プロジェクトと思われるフォルダパスが残っていたものもありました。

例)名前定義に残った外部リンク
個人で使用している分には問題ありませんが、外部に提示する場合は削除したほうがセキュリティ上、安心です。

削除できなければ、リンクを値に変換するなどの対応が必要でしょう。

また、以下のワークブック診断ツールや Excel に標準搭載された機能を利用し、チェックすることもおすすめです。

・ワークブック診断ツール(Office TANAKA提供ツール)
(引用元) ・ドキュメント検査(Excelに搭載されている)
(ファイルを開いている場合)
[ファイル]-[情報]- [問題のチェック] - [ドキュメントの検査]

上記ツールを使えば完ぺきにチェックできるとは言い切れません。

特に流用したファイルについて、情報が隠れている箇所は意識したほうが良いでしょう。
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KomatsuAsami

これまでIT関連企業、システム開発プロジェクトに多数参画し、事務~プログラミングまで幅広く経験。現在、ExcelVBAによるツール開発をメインに従事。
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