Google フォーム（２）自動返信する・お問い合わせを通知する方法

前回、Google フォームの使い方を簡単に紹介しましたが、正式に、アンケートフォームや、お問い合わせフォームとして、使うとなると、こんなことがしたくなってくると思います。

特定のメールアドレス宛てに、問い合わせ（回答）があったことを知らせる
送信直後に、自動返信メールを連絡先のメールアドレス宛てに送る

Google フォームの設定だけで、「できること」と「できないこと」があります。

標準の設定でできないことは、「Google Apps Script（GAS）」というスクリプトを設定（挿入）する必要があります。

「うわっ、いっきに難しそう」って、思いますか(_)

でも、同じニーズを持った人たちがたくさんいて、サンプルのスクリプトが、Googleで検索すると、いろいろ検索できますし、こちらでガイドしますので、安心してくださいね。

では、そのやり方を説明します。

今回の記事は、以下の記事を大いに参考にしてるので、よかったら同じように参考にしてくださいね。

Googleフォームで問い合わせフォームを作る方法＆自動返信メール設定 – 独立を楽しくするブログ

www.ex-it-blog.com

作成したGoogle フォームの設定

まずは、Google フォームにアクセスしましょう。

Google Forms: オンラインフォーム作成ツール | Google Workspace

Google Forms を使用して、さまざまな質問形式でオンラインフォームやアンケートを作成しましょう。どのデバイスでもリアルタイムで結果を分析できます。

www.facebook.com

↑　まずは、フォームの作成画面を開いてフォームを作っていきます。

↑　タイトルを変えます。

↑　会社のロゴなどを追加したければ、画像を追加

↑　画像をドラッグか、アップロード

↑　該当の画像を選んでアップロード

↑　フォームに画像が追加されました。

↑　項目をどんどん追加しましょう。

↑　お名前・項目を追加。「記述式」に変更

↑　ご連絡先メールアドレスを追加。「記述式」に変更

お問い合わせ内容の項目も忘れずに追加しましょう。これは、「段落」に変更

↑　右上のカラーパレットで、フォーム全体の色を変更できます。

↑　プレビューアイコンを選ぶと・・・

↑　お問い合わせフォームのプレビューが確認できました！

↑　次に、設定のアイコンをクリックしましょう。

↑　フォームの内容が送信されたあと、「回答を記録しました」では、味気ないので、「お問い合わせありがとうございます！」などと、お好みのメッセージに変更します。

あとは、「別の回答を送信」という設定も不要なので、チェックを外します。

↑　変更が終わったら保存します。

回答をスプレッドシートに作成

次に回答内容を保存するためのスプレッドシートを作成します。

↑　回答タブを選んで、スプレッドシートに作成

↑　お問い合わせフォームにタイトルを付けて、作成

↑　スプレッドシートができました！

スプレッドシートは、Excelみたいなものですよ。

特定のメールアドレスに通知する方法

今回のテーマの１つ、お問い合わせ内容が送信されたのを、特定のメールアドレスに通知する方法をご案内しますね。

先ほどのスプレッドシート上で、「ツール」から、「通知ルール」を選択

↑　「ユーザーがフォームを送信したとき」と「メール – その都度」を選択して保存

↑　はい、完了！

これで、お問い合わせフォームから送信されたのを都度確認できる、通知の設定ができました！

メールアドレスは、Googleアカウントに紐付いたメールアドレスが自動設定されますよ。

「Google Apps Script（GAS）」で自動返信の設定をする

ここで利用するスクリプトは、まえがきの方で、貼り付けた「EX-IT」のブログ記事のものを引用しますが、その記事の中で、スクリプトの編集方法まで、説明されていなかったので、補足しますね。

サンプルのスクリプト

引用元：　新Googleフォームで問い合わせフォームを作る方法＆自動返信メール設定 | EX-IT

３つぐらいポイントがあるので、分かりやすいように説明してみました。

一箇所、名前を変えただけですが、以下が、編集したスクリプトですね。

では、これを使って、フォームに設定していきます。

function autoreply() {

 var title = "お問い合わせありがとうございます。小松です。"; 
 var body
 = "お問い合わせありがとうございます。\n"
 +"下記のとおりお問い合わせを受け付けました。\n\n"
 + "------------------------------------------------------------\n";
 var footer
 = "------------------------------------------------------------\n\n"
 + "確認後、返信させていただきます";
 

 var name = 'お名前';
 var mail = 'ご連絡先メールアドレス';
　　var address = "";
 
 var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSheet();
 var rows = sheet.getLastRow();
 var cols = sheet.getLastColumn();
 var rg = sheet.getDataRange();
 Logger.log("rows="+rows+" cols="+cols);
 
 for (var i = 1; i <= cols; i++ ) {
 var col_name = rg.getCell(1, i).getValue(); 
 var col_value = rg.getCell(rows, i).getValue(); 
 body += "■"+col_name+"\n";
 body += col_value + "\n\n";
 if ( col_name === name ) {
 body = col_value+" 様\n\n"+body;
 }
 if ( col_name === mail ) {
 address = col_value;
 }
 }
 body += footer;
 

 GmailApp.sendEmail(address,title,body);
}

function autoreply() {

var title = "お問い合わせありがとうございます。小松です。";

var body

= "お問い合わせありがとうございます。\n"

+"下記のとおりお問い合わせを受け付けました。\n\n"

+ "------------------------------------------------------------\n";

var footer

= "------------------------------------------------------------\n\n"

+ "確認後、返信させていただきます";

var name = 'お名前';

var mail = 'ご連絡先メールアドレス';

　　var address = "";

var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSheet();

var rows = sheet.getLastRow();

var cols = sheet.getLastColumn();

var rg = sheet.getDataRange();

Logger.log("rows="+rows+" cols="+cols);

for (var i = 1; i <= cols; i++ ) {

var col_name = rg.getCell(1, i).getValue();

var col_value = rg.getCell(rows, i).getValue();

body += "■"+col_name+"\n";

body += col_value + "\n\n";

if ( col_name === name ) {

body = col_value+" 様\n\n"+body;

}

if ( col_name === mail ) {

address = col_value;

}

body += footer;

GmailApp.sendEmail(address,title,body);

}

スプレッドシートで、スクリプトを設定

↑　スプレッドシートを開いて、「ツール」から「スクリプトエディタ」を選択

↑　既存のスクリプトがちょこっと、書かれていますが、上書きして貼り付けますよ。

↑　上書きして、貼り付けました。

↑　「リソース」から「現在のプロジェクトのトリガー」を選択

↑　プロジェクト名「自動返信」などと分かりやすくて、OK

↑　メッセージが出てきますが、ビビらずに、「トリガーが設定されていません。～」のリンクをクリック

↑　「スプレッドシートから」と「フォーム送信時」を選んで、保存します。

↑　「許可を確認」ボタンをクリック

↑　「許可」ボタンをクリックして、すべての設定完了です！

Google フォームの動作検証

フォームのプレビューから、お問い合わせ内容の通知設定と、自動返信の設定を検証してみましょう。

↑　お問い合わせ内容を記入して、送信！

↑　「お問い合わせありがとうございます！」のメッセージもちゃんと入ってますね。

↑　お問い合わせ内容の通知メールは、こんな感じです。

↑　お問い合わせした方の「ご連絡先メールアドレス」宛に、こんなメールが届きます！

お問い合わせ内容もちゃんと入ってます。

まとめ

これで、まともなお問い合わせフォームに、仕上がりましたよね。

画面ショットをいっぱい貼り付けて、なるべくパッと見で分かるような記事にしてみましたが、いかがでしたか！？

手順がいろいろあって、なかなか大変だったかもしれませんが、ツールの操作や、設定は、落ち着いてやれば、必ずうまくいきます。

慌ててやると、失敗しますから、確実に！

それではまた！

連載目次：Google フォームを使う方法いろいろ

Google フォーム（１）使い方（簡易版）
Google フォーム（２）自動返信する・お問い合わせを通知する方法

この記事を書いた人
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小松　英二

代表取締役：株式会社ワークスピーディー

ソニーの情報システム子会社で、5万人以上のユーザー向けの社内ヘルプデスクや、認証サーバ・メールサーバの運用を経験。その後、日本マイクロソフトや、レノボ・ジャパンで、大手法人営業のプリセールスSE を担い、ソフトウェアからハードウェアまで幅広い知識と経験を持つ。現在はIT企業、株式会社ワークスピーディーの代表取締役。詳しくはこちら → プロフィール